在北美,商业伦理从20世纪60年代到90年代,经历了不同的阶段,并在21世纪继续发展着。在中国,经济改革取得举世瞩目成就的同时,企业在商业伦理方面也出现了许多问题,这就迫使人们去思考工商活动和企业管理与伦理道德的关系。同时,中国的企业也在不断的发展和壮大,企业也将面临着一个亟待思考的问题——如何将企业做大做强,成就“百年老店”和“永续经营”。
首先,企业应该履行社会责任的观点,己经相当广泛地被许多企业接受。作为企业员工,都希望在有道德的组织中工作。企业管理者更加关心为利益相关者产生正面结果、减少违反伦理规范的行为。同时在某些产业团体内部,也会自愿联合起来推动产业内的伦理行为,例如美国“国防工业行动”(“DII”Defense Industry Initiative)。
其次,企业将接受来自各方面的约束和监管,包括政府、组织、媒体、股东和消费者等等,这些组织和个人,越来越关注企业的伦理行为规范。法律调节、政府监管、舆论监管将大大促进企业伦理管理的进程。
最后,企业要做大做强,伦理管理是不可缺少的环节,这些早已被近年发生的企业失败案例所证实。
奥的斯电梯(中国)投资有限公司(以下简称“奥的斯”)的核心价值观是安全、商业伦理、内部控制。对于奥的斯而言,商业伦理意味着完全遵循联合技术公司《伦理规范》的要求,从事能为公司利益相关者带来正面结果的行为和减少违反伦理规范的行为。
《伦理规范》阐述的商业行为准则,是伦理管理的纲领性文件,是向全社会公开的文件,在公司官方网站中可以获得。公司总裁和首席执行官在发布《伦理规范》时明确指出:“业绩是联合技术公司首要的承诺,技术和创新是公司的原则,但《伦理规范》是创造优异业绩文化的关键,公司成功最基本的因素是伦理文化。公司业绩承诺是基于以下基本原则:法律要求必须得到满足,财务报表必须完整准确,客户和其他利益相关者必须得到公平的对待。简言之,如果无法达到这些要求,就无法实现我们的业绩目标”。
伦理管理政策的主要内容,是在公司内如何开展伦理管理的政策规定。在奥的斯,主要有《合规计划及公司伦理规范》和《商业行为》两项政策。政策中明确规定“公司崇尚最高标准商业伦理及商业行为,将建立和维护有效的合规计划来防止和发现违反法律、法规和公司政策的行为”。同时规定“各董事、管理人员、员工和代表各自负责,严格执行商业伦理规范要求和标准,CEO及各级主管,负责建立和培养诚信商业行为文化,鼓励开放式交流以及灌输遵守商业伦理规范的意识”。政策还规定了商业行为组织的具体商业伦理管理机构。伦理管理政策正式规定了各级管理人员是履行伦理管理的主体,这样就能够确保伦理管理在公司内的有效执行。
企业合规政策主要包括一系列具体伦理管理的指导性政策,如《利益冲突》、《礼品政策》、《不正当支付》、《第三方旅行和差旅政策》、《企业风险管理》等。这些政策要求全体管理人员和员工都要共同遵守,严格执行,政策还规定了企业内部具体实施的方法、程序和批准权限等。
其他指导和辅助文件,包括一些伦理管理过程中实施和指导性的补充文件。如:伦理管理沟通、伦理表现评估指导、伦理决策方法、经理伦理管理能力以及一些合规政策的解释性文件。这些辅助文件使伦理管理文件体系更加丰富和实在,让管理人员和员工得到必要的指引,并能够在伦理管理中有效地运用这些行之有效的文件。
奥的斯的伦理管理实践主要包括总裁伦理管理年度目标、计划和报告系统、组织机构、伦理管理方法和工具、主要的伦理管理项目活动等。这些实践活动有效地保障了伦理管理在公司内部的正常开展。
在奥的斯,总裁不但有营运的业务目标和计划,而且有伦理管理的年度目标和计划。在每个季度的美国总部营运计划审核会议上,总裁首先要报告公司的伦理管理情况,然后才报告业务状况。联合技术公司的伦理管理副总裁,每年也要到公司听取总裁以及有关的管理人员汇报伦理管理工作。
合规委员会由公司高层管理人员组成,主要责任是坚持、遵守和执行公司的《伦理规范》和各项伦理管理政策、审核和批准公司年度伦理管理计划,并领导、实施、开展企业风险管理和风险管理整改计划,对企业发生的违反伦理规范的行为予以纠正并防止其再次发生等。
纪律委员会负责对出现违反法律、公司政策和伦理规范的事实进行认定,并对违反政策的人员作出纪律处分的决定。同时也可提出整改纠正的建议、措施和行动。商业行为官是公司实施商业伦理规范和合规计划的领导者与协调人,负责制定、领导和实施年度伦理计划,开展企业风险管理项目,实施伦理管理沟通和培训项目,领导开展各项伦理管理活动等。
合规调查官是负责调查公司内部怀疑违反法律、公司政策和伦理规范的事情,并将调查结果报告到公司纪律委员会和上级商业行为办公室。公司伦理管理组织机构有助于在公司内部有效的开展和规范地进行伦理管理工作。
伦理培训和沟通是伦理管理的一大特色,始终贯穿在伦理管理目标和计划之中。总裁伦理目标之一是全体员工必须接受伦理培训。在实际执行的过程中,商业行为办公室采取了多种方法:在办公室的员工可以使用电脑,通过内部网站,登陆“伦理资源中心”(一家美国的非营利组织,专门从事协作企业进行伦理管理工作)网上伦理培训中心学习相关的伦理课程。公司规定老员工每年必须完成4门课程,新员工在进入公司的头两年每年学习8门课程,以后每年完成4门课程。奥的斯还会组织伦理培训的“培训培训员”项目来进行伦理培训,以便使每位员工都能接受伦理培训。其方法是由商业行为办公室编写统一的伦理培训材料或个案研究,由商业行为官培训全体经理,然后由各部门经理再培训他们部门的员工。这样就确保了每位员工都接受到伦理培训。商业行为官也会针对一些高风险的岗位,按照公司的培训计划,对一些部门和员工进行面对面的伦理课程培训。公司还利用各种内部媒体渠道进行伦理沟通,如建立公司伦理管理内部网页、通过内部电子公布栏,公司内部刊物发布伦理信息、每年都设计和发布伦理海报,并在公司内所有工作场所张贴。
公司近年开始每年都组织“伦理停工日”活动,在停工日当天,公司总裁和全体管理层会一起参与活动,总裁会宣讲公司的伦理目标和计划,报告有关执行状况,各部门也会做各自的报告,组织有关的活动。伦理培训和沟通项目的进行,使伦理管理在公司内部深入人心。在员工满意度调查中,伦理管理满意度从2002年的56%上升到2009年的90%,并一直保持在高满意度的状态。近年,伦理培训已经扩展到供应商、代理经销商和第三方合作伙伴。
主要包括企业伦理风险管理、员工满意度调查、合规和利益冲突认证、“对话”和“申诉专员”项目,以及违规行为报告、调查和处理等。
企业伦理风险管理每年都进行,主要是针对企业伦理管理可能面对的风险,按照风险评估工具进行,即根据风险产生的可能性和严重性来评估和判断其风险等级,然后按照评估出来的风险等级进行监控、预防和整改。企业风险管理通过评估,每年找出企业面临的5个最高风险项目进行整改,这样的持续评估和改进计划,能够使企业有针对性地预防伦理管理的风险。
合规和利益冲突认证也是每年都要进行的项目,主要是让员工申报有关潜在的利益冲突、不正当支付以及其他有关的执行公司政策的事宜。公司政策不允许上下级之间存在私人关系,除非间隔至少三个管理层级。
“对话”和“申诉专员”项目是公司提供给员工的一个补充的、秘密的与管理层沟通的渠道。如果员工在遵循公开的沟通渠道得不到满意的答复、问题未能解决或想在保密的情况下提出问题或意见,可以在任何时候使用这两个渠道进行沟通。这些渠道保护报告人身份(保密)、不偏袒员工或管理层的任何一方(中立)和独立于管理层运作(独立)。员工可以通过这些渠道提出疑问、表达疑虑、提出建议、报告问题和称赞某人某事等。员工可以通过电话、信函和互联网反映问题,全部的问题都会先反映到美国总部的“对话”和“申诉专员”项目中心,然后再由该中心分发至有关的管理人员去处理和答复员工,整个程序处理的时间规定为14天。
联合技术公司总裁这样评价“监察官”、“对话”项目:它让员工能够放心的在安全环境中与管理层进行沟通。这两个项目也确保了在公司内部,任何人都会受到约束和监督,任何一个员工都可以在安全的环境中提出问题,甚至是举报公司的不良行为。公司无论在各种渠道中获得怀疑违反法律、公司政策和伦理规范的问题,无论是实名还是匿名投诉,都会交到商业行为官和合规调查官处进行立案调查,并根据公司内部的程序进行处理。对于立案调查和处理的过程,公司有一整套管理文件、标准工作程序和专门的信息管理系统来处理,所有的调查都在公司的管理和监管之下进行,同时也包括对调查人员的工作要求和监管程序。
如何评估企业伦理管理的效果,这是任何管理工作都要面临的问题。在奥的斯电梯和联合技术公司,伦理管理的评估采取内外结合的方式进行。
在内部,采取部门和员工绩效评估的方法。每个员工和部门在年初都要建立起他们各自的伦理管理目标,这些员工的个人目标中,必须包括有伦理管理的目标,到年末由其主管对其目标完成情况进行评估。公司和总裁的伦理目标完成情况,由上一级管理层进行评估。业绩的优劣直接与个人收入挂钩。
在外部,公司主要是通过一些知名的、从事伦理管理的组织协助进行。这些组织不但在协助和监督企业进行伦理管理中提供了很大的帮助,而且受委托可以从事对企业伦理管理进行评估,如伦理资源中心进行的国防工业基准伦理调查,公司员工伦理管理问卷调查等。这些调查结果对公司伦理管理的现状和改进给予了很大的帮助。